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Por Beorange
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O prazo da DEFIS 2026 venceu em 31 de março. A partir de hoje, toda empresa do Simples Nacional que ainda não transmitiu está sujeita à multa automática por atraso — e pela primeira vez na história do regime, isso tem custo financeiro real e imediato.
A Resolução CGSN nº 183/2025 transformou a DEFIS em declaração com caráter de confissão de dívida. O que antes era uma obrigação sem dentes passou a ter penalidades concretas. Se a sua empresa ainda não entregou, este artigo explica o que acontece agora, como calcular a multa, como regularizar corretamente e o que não pode errar na transmissão.
Resumo rápido: o que você precisa saber agora
Prazo: venceu em 31/03/2026
Multa espontânea (entrega antes de notificação): R$ 100,00 (50% de redução sobre o mínimo de R$ 200,00)
Multa após notificação: 2% ao mês sobre os tributos declarados, mínimo R$ 200,00, sem redução
Onde entregar: PGDAS-D no Portal do Simples Nacional
Regra de ouro: quanto antes entregar após o prazo, menor a multa
O que é a DEFIS e por que ela importa
A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) é a obrigação acessória anual das empresas optantes pelo Simples Nacional. Ela consolida e transmite à Receita Federal as informações econômicas, fiscais e societárias do ano-calendário anterior — no caso de 2026, os dados de 2025.
A DEFIS substitui a antiga DASN (Declaração Anual do Simples Nacional) desde 2012 e é transmitida dentro do PGDAS-D, o mesmo sistema usado para as apurações mensais. Não existe sistema separado: ela é um módulo dentro do próprio portal.
A partir de 2026, com a LC 214/2025 e a Resolução CGSN nº 183/2025, a DEFIS passou a ter valor declaratório e caráter de confissão de dívida. Isso significa que os dados transmitidos são usados para cruzamento eletrônico em tempo real com notas fiscais, movimentações bancárias e dados contábeis.
Quem está obrigado a entregar a DEFIS 2026
Obrigados:
Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) no Simples Nacional
Empresas que ficaram inativas em 2025 (obrigação existe mesmo sem movimento ou faturamento)
Empresas excluídas do Simples durante 2025, referente ao período em que ainda estavam no regime
Empresas em processo de baixa que ainda estavam ativas em 2025
Não obrigados:
MEI (Microempreendedor Individual) — tem declaração própria, a DASN-SIMEI, com prazo e sistema diferentes
Prazos especiais para eventos societários ocorridos em 2025:
Evento | Prazo especial |
|---|---|
Fusão, incorporação ou extinção nos primeiros 3 meses | Até 30 de junho de 2026 |
Fusão, incorporação ou extinção nos demais meses | Até o último dia do mês seguinte ao evento |
Multa por atraso na DEFIS 2026: quanto é e como funciona
Situação | Multa aplicável |
|---|---|
Entrega espontânea (sem notificação fiscal) | Mínimo de R$ 200,00, reduzido em 50% = R$ 100,00 |
Entrega após notificação ou autuação | 2% ao mês-calendário sobre os tributos declarados, mínimo de R$ 200,00, sem redução |
Dados incorretos ou omissões | Multa de ofício + risco de exclusão do Simples Nacional |
Como funciona a redução de 50%: a multa é reduzida pela metade quando a empresa entrega espontaneamente, antes de qualquer procedimento da fiscalização. É o incentivo legal para regularizar sem esperar. Quem aguarda notificação perde o direito à redução e ainda passa a dever 2% ao mês sobre todos os tributos declarados — que em empresas com faturamento relevante pode ser um valor bem acima do mínimo.
Exemplo prático: uma empresa que declarou R$ 500.000 em tributos no Simples Nacional ao longo de 2025, entregando a DEFIS após notificação com 2 meses de atraso, pagaria R$ 20.000 em multa. Entregando espontaneamente antes da notificação, pagaria R$ 100,00.
Como regularizar: passo a passo
O processo é feito exclusivamente no PGDAS-D dentro do Portal do Simples Nacional:
Acesse o Portal do Simples Nacional com certificado digital ou código de acesso
Certifique-se de que todos os períodos mensais do PGDAS-D de 2025 foram transmitidos e estão corretos
Se houver períodos com erros, envie os retificadores antes de abrir a DEFIS
Acesse o módulo PGDAS-D, selecione o ano-calendário 2025 e escolha a opção DEFIS
Confira os dados pré-preenchidos mês a mês
Preencha os campos que não são importados automaticamente (saldos bancários, pró-labore por sócio, distribuição de lucros, número de empregados)
Revise todas as informações antes de transmitir
Transmita e guarde o recibo de entrega
A DEFIS importa os dados dos DAS mensais já transmitidos. Se os períodos mensais tiverem erros não corrigidos, a DEFIS vai consolidar informações incorretas — o que pode ser mais problemático do que o atraso em si.
O que a DEFIS declara: dados que precisam estar corretos
Informações financeiras e fiscais:
Receita bruta total por mês, segregada por tipo de atividade (CNAE)
Total de despesas do período (custos, salários, aluguéis, impostos)
Saldo em caixa e contas bancárias em 01/01/2025 e 31/12/2025
Informações sobre estoque e ativo imobilizado
Operações com imunidade, isenção ou substituição tributária, quando houver
Informações societárias e de folha:
CPF, nome completo e percentual de participação de cada sócio
Pró-labore pago por sócio ao longo de 2025
Lucros distribuídos por sócio ao longo de 2025
Número de empregados no início e no final do ano-calendário
Valor total da folha de pagamento por mês
DEFIS e Fator R: a conexão estratégica para empresas de tecnologia
Para empresas de tecnologia, SaaS e serviços no Simples Nacional, a DEFIS é mais do que uma obrigação acessória: é o ponto de consolidação do histórico da folha de pagamento de 2025. E esse histórico impacta diretamente o Fator R.
O que é o Fator R: calculado mensalmente, é a relação entre a folha de pagamento acumulada e o faturamento acumulado dos últimos 12 meses. Quando está acima de 28%, a empresa é tributada pelo Anexo III (a partir de 6%). Abaixo de 28%, cai para o Anexo V (a partir de 15,5%).
O que isso significa na prática: se em 2025 o pró-labore foi declarado abaixo do ideal ou a folha foi subnotificada, o Fator R pode ter ficado abaixo de 28% durante vários meses quando poderia estar acima. Uma empresa com faturamento de R$ 50.000/mês que pagou 15,5% (Anexo V) quando deveria pagar 6% (Anexo III) teve um custo adicional de R$ 4.750/mês de imposto a maior. Em 12 meses, isso é R$ 57.000.
Esse valor é passível de compensação ou restituição, mas exige análise técnica do histórico do PGDAS-D e da folha do período. A DEFIS é o momento de verificar se isso aconteceu.
Erros mais comuns que geram problemas após a transmissão
1. Receita bruta inconsistente com o PGDAS-D mensal
A DEFIS importa os dados dos DAS mensais. Se os períodos mensais tiverem erros não retificados, a DEFIS consolida dados incorretos. O cruzamento automático identifica a inconsistência e pode gerar cobrança retroativa.
2. Segregação incorreta por CNAE
Empresas com mais de um CNAE precisam separar a receita por tipo de atividade. Um erro aqui impacta o DAS apurado e pode gerar diferença tributária com cobrança para trás.
3. Folha subnotificada
Esse é o erro mais relevante para empresas de tecnologia no Simples. A folha declarada mensalmente no PGDAS-D define o Fator R. Se a DEFIS consolida uma folha incorreta, o histórico de tributação de 2025 fica com dados errados.
4. Distribuição de lucros declarada abaixo da realidade
Omitir ou declarar valores inferiores ao efetivamente distribuído gera exposição ao cruzamento com extratos bancários. A Receita Federal cruza esses dados com as informações das instituições financeiras.
5. Sócios desatualizados
Entrada ou saída de sócios ocorrida em 2025 precisa estar refletida. Dados divergentes do contrato social registrado geram inconsistência societária.
6. Não entregar mesmo estando inativa
Empresa sem movimento em 2025 ainda é obrigada. Muitas não entregam por entender equivocadamente que não têm obrigação. O resultado é multa por omissão.
7. Esquecer de entregar após exclusão do Simples
Empresa que saiu do regime durante 2025 ainda deve entregar a DEFIS referente ao período em que esteve no Simples. Não entregar gera multa e pendência fiscal.
Como retificar a DEFIS após a transmissão
Se após transmitir forem identificados erros, a retificação é feita no próprio PGDAS-D. Basta selecionar o ano-calendário, acessar novamente a DEFIS e transmitir a versão corrigida. Não existe prazo limitante para a retificação voluntária. Guarde sempre o recibo da retificadora.
Perguntas frequentes sobre a DEFIS 2026
A empresa que não faturou nada em 2025 precisa entregar a DEFIS?
Sim. A obrigação existe para toda empresa optante pelo Simples Nacional, independente de ter tido faturamento ou movimento no período.
O MEI precisa entregar a DEFIS?
Não. O MEI entrega a DASN-SIMEI, que é um sistema separado com prazo próprio (maio de 2026).
A DEFIS pode ser entregue depois do prazo sem multa?
Não mais. A partir de 2026, qualquer entrega fora do prazo gera multa. A entrega espontânea tem redução de 50% (mínimo de R$ 100,00), mas não elimina a penalidade.
Qual é o prazo máximo para entregar após o vencimento sem piorar a situação?
Não existe prazo máximo, mas quanto mais tempo passa após uma notificação fiscal, maior a multa. A orientação é entregar imediatamente, antes de qualquer contato do fisco.
É possível retificar a DEFIS depois de transmitida?
Sim. A retificação é feita no próprio PGDAS-D e pode ser feita a qualquer momento.
A DEFIS impacta o Fator R?
A DEFIS consolida o histórico da folha de pagamento, que é um dos componentes do Fator R. Mas o Fator R mensal já foi apurado pelos DAS de cada mês de 2025. A DEFIS é o momento de verificar se esses dados estavam corretos.
Empresa excluída do Simples durante 2025 precisa entregar?
Sim, referente ao período em que ainda estava no regime. Muitas empresas ignoram essa obrigação após a exclusão e acumulam multa sem saber.
Atrasou ou está em dúvida sobre os dados? A Beorange revisa o PGDAS-D, a folha de 2025 e o Fator R antes da transmissão da DEFIS — e identifica se houve imposto pago a maior que pode ser recuperado. Fale com a Beorange.
Conclusão
O prazo da DEFIS 2026 venceu em 31 de março. Quem ainda não entregou tem uma única orientação: transmita agora, antes de qualquer notificação, para pagar R$ 100,00 em vez de acumular 2% ao mês sobre o total de tributos declarados.
Antes de transmitir, revise os dados mensais do PGDAS-D, os valores de pró-labore e distribuição de lucros por sócio e a segregação de receitas por CNAE. Uma DEFIS com dados corretos não é só cumprimento de obrigação: para empresas de tecnologia no Simples, é também a oportunidade de verificar se o Fator R de 2025 foi calculado corretamente — e se há imposto pago a maior que pode ser recuperado.
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