A DEFIS, Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, é uma obrigação acessória exclusiva das empresas optantes pelo Simples Nacional. Ela precisa ser entregue uma vez por ano e consolida informações sobre a atividade econômica, o faturamento e as operações realizadas no ano anterior. Em 2026, a entrega se refere ao ano-calendário 2025 e o prazo é 31 de março. Quem perde essa data enfrenta multas automáticas e pode ter a opção pelo Simples Nacional comprometida.

O que é a DEFIS e quem é obrigado a entregar

A DEFIS é parte integrante do PGDAS-D, o Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional. Ela não é uma declaração separada transmitida por um programa próprio, mas um módulo que precisa ser preenchido dentro do próprio PGDAS-D, no portal do Simples Nacional.

São obrigadas à entrega todas as microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional que estiverem ativas durante o ano-calendário de referência. Isso inclui empresas que iniciaram ou encerraram atividades ao longo do ano, que passaram por período de inatividade, e que foram excluídas do Simples Nacional ao longo do exercício. Nesses casos, a obrigação permanece, mas as informações são prestadas referentes ao período em que a empresa estava no regime.

O MEI, Microempreendedor Individual, está dispensado da DEFIS. O MEI tem uma obrigação anual própria, a DASN-SIMEI, com prazo e estrutura distintos.

O que precisa ser informado na DEFIS

A DEFIS reúne informações de natureza econômica, fiscal e operacional. Os principais campos a preencher incluem:

Informações sobre o faturamento por tipo de receita

A empresa precisa informar o detalhamento das receitas brutas auferidas no ano, segregadas por tipo de atividade (comércio, indústria, serviços) e por tributação (tributação concentrada, substituição tributária, imunidade, entre outras). Esses dados precisam ser consistentes com os valores informados mês a mês no PGDAS-D ao longo do ano.

Informações sobre exportações

Empresas que realizaram exportações de produtos ou serviços precisam informar os valores correspondentes, já que essas receitas têm tratamento diferenciado no Simples Nacional, com redução de alíquotas ou imunidade de tributos como o PIS e a COFINS.

Dados sobre empregos

A DEFIS exige o preenchimento de informações sobre o número de empregados ao longo do ano, com detalhamento por faixa de remuneração. Esses dados alimentam as estatísticas do Ministério do Trabalho e da Receita Federal sobre o impacto do Simples Nacional na geração de empregos.

Informações sobre operações com substituição tributária de ICMS

Empresas que realizaram operações com mercadorias sujeitas à substituição tributária de ICMS precisam declarar os valores correspondentes. Esse campo é relevante especialmente para empresas do varejo e indústria que atuam em estados com regimes de substituição tributária.

Participação em outras empresas e vínculos societários

A DEFIS inclui campos para informar se os sócios da empresa têm participação em outras empresas, o que é relevante para verificar se há extrapolação dos limites de faturamento do Simples Nacional considerando o conjunto de empresas do mesmo grupo econômico.

Prazo de entrega em 2026

O prazo para entrega da DEFIS referente ao ano-calendário 2025 é 31 de março de 2026. Esse prazo é fixo e não costuma ser prorrogado pela Receita Federal.

Para empresas que foram extintas ao longo de 2025, o prazo é antecipado: a DEFIS deve ser entregue até o último dia do mês seguinte ao da baixa da empresa. Uma empresa encerrada em julho de 2025, por exemplo, precisa ter entregado a DEFIS até 31 de agosto de 2025.

O preenchimento é feito diretamente no portal do Simples Nacional, no endereço do PGDAS-D, após autenticação com certificado digital ou código de acesso.

Penalidades pelo não envio ou pelo envio com erros

A não entrega da DEFIS no prazo gera multa de 2% ao mês ou fração, calculada sobre o valor dos tributos declarados no Simples Nacional no período de referência, limitada a 20%. A multa mínima é de R$ 200,00 para empresas com tributos a declarar, e de R$ 50,00 para empresas sem movimento ou com tributos zerados.

Além da multa por atraso, a omissão ou o preenchimento incorreto da DEFIS pode gerar inconsistências no sistema da Receita Federal, que podem resultar em notificações, bloqueios no PGDAS-D e, em casos mais graves, exclusão do Simples Nacional por descumprimento de obrigações acessórias.

É possível entregar a DEFIS com retificação caso os dados prestados originalmente estejam incorretos. A retificação segue o mesmo fluxo do preenchimento original e não há prazo específico para fazê-la, mas é recomendável corrigir as inconsistências assim que identificadas, antes de qualquer comunicação formal da Receita Federal.

Erros mais comuns no preenchimento

Inconsistência entre a DEFIS e o PGDAS-D mensal

O erro mais comum é declarar na DEFIS valores de receita bruta que não batem com a soma dos valores informados mês a mês no PGDAS-D. Como os dois instrumentos estão integrados no mesmo sistema, a Receita Federal pode identificar automaticamente essa divergência. O preenchimento correto da DEFIS começa pela revisão dos registros mensais do PGDAS-D para garantir que o acumulado anual esteja correto.

Não declarar períodos de inatividade

Empresas que ficaram sem movimento em alguns meses do ano precisam registrar isso tanto no PGDAS-D mensal quanto na DEFIS. Omitir meses de inatividade pode gerar inconsistências no cruzamento de dados com outras obrigações, como o eSocial e a EFD-Reinf.

Ignorar a obrigação após exclusão do Simples Nacional

Empresas que foram excluídas do Simples Nacional, seja por opção ou por ultrapassagem do limite de faturamento, ainda precisam entregar a DEFIS referente ao período em que estiveram no regime. Essa obrigação é frequentemente esquecida nas empresas que mudaram de regime ao longo do ano.

Não informar os dados de empregados corretamente

O campo de número de empregados na DEFIS precisa refletir a realidade da folha de pagamento da empresa ao longo do ano. Inconsistências com os dados do eSocial podem gerar questionamentos da Receita Federal e do Ministério do Trabalho.

Calendário resumido: DEFIS e outras obrigações anuais do Simples Nacional

Para acessar o PGDAS-D e preencher a DEFIS, utilize o portal do Simples Nacional.

Conclusão

A DEFIS é uma das obrigações mais simples do calendário fiscal do Simples Nacional, mas também uma das mais esquecidas. Com prazo fixo em 31 de março, ela exige que os dados do ano anterior estejam organizados e consistentes com os registros mensais do PGDAS-D. Atrasos e erros no preenchimento geram multas automáticas e podem criar inconsistências que se acumulam no histórico fiscal da empresa.

Para empresas que têm contador responsável pelo Simples Nacional, vale confirmar com antecedência se a DEFIS já está no calendário de entregas. Para quem gerencia as obrigações internamente, o ideal é separar os dados de faturamento, empregados e operações especiais com pelo menos duas semanas de antecedência do prazo. A Beorange acompanha o calendário fiscal completo das empresas do Simples Nacional, incluindo a DEFIS, garantindo entrega dentro do prazo e sem inconsistências.