DEFIS 2026: o que declarar, quem está obrigado e como evitar multa até 31 de março

O prazo da DEFIS 2026 vence no dia 31 de março e, pela primeira vez na história do Simples Nacional, o atraso na entrega gera multa automática a partir de 1º de abril. A mudança veio com a Resolução CGSN nº 183/2025, publicada em 13 de outubro de 2025, que transformou a DEFIS em declaração com caráter declaratório e de confissão de dívida.

Antes dessa resolução, embora obrigatória, a DEFIS não gerava penalidade financeira por atraso. Isso mudou. Toda empresa do Simples Nacional que não entregar até o prazo está sujeita à multa, mesmo que não tenha tido faturamento no ano.

Este artigo explica o que é a DEFIS, quem é obrigado a entregar, quais informações devem ser declaradas, como funciona o novo regime de multas, os erros mais comuns e o que as empresas de tecnologia precisam verificar antes de transmitir.

O que é a DEFIS e qual é sua função

A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) é a obrigação acessória anual das empresas optantes pelo Simples Nacional. Ela é transmitida dentro do PGDAS-D, o sistema da Receita Federal que também é utilizado para as apurações mensais do regime.

A DEFIS substitui a antiga DASN (Declaração Anual do Simples Nacional) e existe desde o ano-calendário de 2012. Seu objetivo é consolidar e prestar à Receita Federal, aos estados e aos municípios as informações econômicas, fiscais e societárias da empresa relativas ao ano anterior.

Com a LC 214/2025, as declarações do Simples Nacional passaram a ter valor declaratório e carater de confissão de dívida, permitindo cruzamentos eletrônicos em tempo real entre a Receita Federal, estados e municípios. O sistema identifica inconsistências entre notas fiscais, movimentações bancárias e dados contábeis. Declarar de forma incorreta, portanto, não é apenas um risco de multa: é uma exposição direta a autuções automáticas.

Quem está obrigado a entregar a DEFIS

Obrigados a entregar:

• Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional

• Empresas que ficaram inativas durante todo o ano-calendário de 2025

• Empresas que foram excluídas do Simples Nacional durante 2025, referente ao período em que ainda estavam no regime

• Empresas em processo de baixa que ainda estavam ativas em 2025

Não obrigados:

• MEI (Microempreendedor Individual): o MEI tem obrigação própria, a DASN-SIMEI, com prazo diferente

Prazos especiais para eventos societários

Há prazos diferenciados para empresas que passaram por eventos societários em 2025:

• Incorporação, transformação, cisão ou extinção ocorrida nos primeiros três meses do ano: até o último dia de junho do mesmo ano

• Incorporação, transformação, cisão ou extinção ocorrida nos demais meses: até o último dia do mês seguinte ao evento

O que deve ser declarado na DEFIS

A DEFIS consolida as informações do ano-calendário 2025 e exige o detalhamento dos seguintes dados:

Informações financeiras e fiscais:

• Receita bruta total e por estabelecimento, segregada por tipo de atividade e mês

• Total de despesas do período (custos, salários, aluguéis, impostos e demais)

• Saldo em caixa e contas bancárias no primeiro e no último dia do ano-calendário

• Informações sobre estoque e ativo imobilizado

• Operações com imunidade, isenção ou substituição tributária, quando houver

• Exportações e importações realizadas, quando aplicável

Informações sobre sócios e folha:

• CPF, nome completo e percentual de participação de cada sócio no capital social

• Valores pagos a título de pró-labore por sócio

• Valores distribuídos a título de lucros por sócio

• Número de funcionários no início e no final do ano-calendário

• Valor total da folha de pagamento por mês

A maioria das informações financeiras já está pré-preenchida no PGDAS-D com base nos DAS recolhidos mensalmente. Cabe à empresa e ao contador confirmar, corrigir e complementar os dados que não são apurados automaticamente pelo sistema.

Novo regime de multas a partir de 2026

Até dezembro de 2025, não havia penalidade financeira pelo atraso na DEFIS. A Resolução CGSN nº 183/2025 mudou isso. A partir de 1º de janeiro de 2026, qualquer entrega fora do prazo já gera incidência de multa.

Importante sobre a redução de multa: A Receita Federal esclarece que as multas são reduzidas em 50% quando a declaração é apresentada espontaneamente após o prazo, desde que antes de qualquer procedimento de ofício por parte da fiscalização. Esse mecanismo busca incentivar a regularização e reduzir a litigiosidade. Portanto, mesmo quem perder o prazo deve transmitir o quanto antes e sem aguardar notificação.

Como preencher e transmitir a DEFIS 2026

A transmissão da DEFIS é feita exclusivamente dentro do PGDAS-D no Portal do Simples Nacional. Não existe sistema separado para a DEFIS: ela é um módulo dentro do próprio PGDAS-D.

Passo a passo:

1. Acesse o Portal do Simples Nacional com certificado digital ou código de acesso

2. Verifique se todos os períodos mensais do PGDAS-D referentes a 2025 já foram transmitidos e, se necessário, retificados

3. Acesse o módulo PGDAS-D e selecione o ano-calendário 2025

4. Escolha a opção DEFIS dentro do sistema

5. Confira os dados pré-preenchidos mês a mês, corrigindo eventuais divergências

6. Preencha os campos que não são importados automaticamente: dados de sócios, distribuição de lucros, pró-labore por sócio, número de empregados, saldo bancário e despesas totais

7. Revise todas as informações antes de transmitir

8. Transmita e guarde o recibo de entrega

Omissões e pendências no PGDAS-D ou na DEFIS podem ser consultadas diretamente pelo Portal e-CAC ou pelo Portal do Simples Nacional, acessando a seção de declarações omissas.

O que fazer se já entregou e precisa corrigir

A retificação da DEFIS é possível e também é feita dentro do PGDAS-D. Basta selecionar o ano-calendário, acessar novamente a DEFIS e realizar as correções necessárias antes de transmitir a versão retificada. Guarde o recibo da retificadora.

Erros mais comuns que geram problemas

1. Receita bruta divergente do PGDAS-D

A receita informada na DEFIS precisa ser coerente com os valores apurados mensalmente. Qualquer divergência pode gerar inconsistência fiscal e cobrança automática, especialmente agora que os sistemas cruzam dados em tempo real.

2. Segregação incorreta por tipo de atividade

Empresas com mais de um CNAE precisam separar a receita corretamente por tipo de atividade. Um erro nessa segregação pode gerar diferença no DAS apurado e cobrança retroativa.

3. Folha de pagamento incorreta ou subnotificada

Esse é o erro que mais impacta empresas de tecnologia no Simples Nacional. O Fator R é calculado com base na folha declarada mensalmente no PGDAS-D. Se os valores de pró-labore e salários não foram lançados corretamente ao longo do ano, a DEFIS consolida esses dados imprecisos. Resultado: a empresa pode ter pagado imposto pelo Anexo V durante 2025 quando deveria estar no Anexo III.

4. Distribuição de lucros declarada incorretamente

Os valores distribuídos a título de lucros por sócio têm impacto direto na construção do histórico fiscal da empresa. Omitir ou declarar valores abaixo do real gera exposição ao cruzamento com extratos bancários e notas fiscais.

5. Dados societários desatualizados

Alterações na composição societária ocorridas em 2025, como entrada ou saída de sócios, precisam estar refletidas na DEFIS. Dados desatualizados geram inconsistência com o contrato social registrado.

6. Esquecer de entregar após exclusão do Simples Nacional

Empresa que saiu do Simples durante 2025 ainda é obrigada a entregar a DEFIS referente ao período em que esteve no regime. Muitas não entregam por entender equivocadamente que não têm mais obrigação.

7. Não conferir o PGDAS-D antes da DEFIS

A DEFIS importa os dados mensais do PGDAS-D. Se houver períodos mensais incorretos ou retificadores não transmitidos, a DEFIS consolidará informações erradas. O primeiro passo antes de transmitir a DEFIS é garantir que todos os períodos mensais de 2025 estão corretos e atualizados.

DEFIS, Fator R e tributação: a conexão estratégica para empresas de tecnologia

Para empresas de tecnologia, SaaS e serviços no Simples Nacional, a DEFIS não é apenas uma obrigação acessória: é um ponto de verificação estratégica sobre o quanto foi pago de imposto em 2025.

O Fator R determina se a empresa é tributada pelo Anexo III (alíquotas a partir de 6%) ou pelo Anexo V (alíquotas a partir de 15,5%). Ele é calculado mensalmente com base na relação entre folha de pagamento acumulada e faturamento acumulado nos últimos 12 meses.

Se ao longo de 2025 a folha foi subnotificada, o pró-labore foi distribuído abaixo do ideal ou a empresa pagou encargos que não foram corretamente computados na folha, o Fator R pode ter ficado abaixo de 28% quando poderia estar acima. Isso significa que a empresa pode ter recolhido imposto pelo Anexo V durante meses que poderia ter ficado no Anexo III.

Essa diferença é passivel de compensação ou restituição, mas exige análise técnica do histrico do PGDAS-D e da folha do período. A DEFIS é o momento em que esse histórico é consolidado e transmitido.

Além do Fator R, a segregação correta de receitas por CNAE impacta diretamente o valor do DAS apurado. Empresa com CNAEs de Anexo III e Anexo V precisa declarar a receita de cada atividade separadamente. Um erro aqui pode representar pagamento a maior em todos os meses de 2025.

Quer conferir se os dados que vão para a DEFIS estão corretos? A Beorange revisa a folha, o Fator R e a segregação de receitas antes da transmissão, identifica se houve pagamento a maior e orienta sobre possibilidade de compensação. Fale com a Beorange.

Conclusão

A DEFIS 2026 não é mais uma obrigação que pode ser adiada sem consequências. A Resolução CGSN nº 183/2025 mudou o cenário: a partir de 1º de abril, qualquer empresa que não tiver transmitido estará sujeita a multa automática.

Para empresas de tecnologia no Simples Nacional, a DEFIS é também uma oportunidade de verificação: se o Fator R foi calculado corretamente, se a receita foi segregada por atividade e se os dados declarados mensalmente no PGDAS-D são coerentes com a realidade financeira do negócio.

Empresas que usam a DEFIS apenas como burocracia a cumprir perdem a chance de identificar pagamentos a maior e otimizar a carga para os próximos exercícios.