O 13º salário é um dos direitos trabalhistas mais esperados pelos colaboradores e representa um desafio de planejamento para empresas de todos os portes. Com prazos definidos por lei e regras específicas de cálculo, a gestão correta desse benefício evita problemas jurídicos, mantém o clima organizacional saudável e garante conformidade com a legislação trabalhista.

Neste guia completo, você vai entender os prazos oficiais para 2025, aprender a calcular o valor devido em diferentes cenários, conhecer as obrigações acessórias e descobrir como otimizar o processo de pagamento na sua empresa.

O que é o 13º salário e quem tem direito

O 13º salário, também chamado de gratificação natalina, é um benefício garantido pela Constituição Federal e regulamentado pela Lei nº 4.090/1962. Todo trabalhador com carteira assinada tem direito ao pagamento proporcional aos meses trabalhados no ano, independentemente do regime de contratação ou da área de atuação.

Têm direito ao 13º salário os colaboradores urbanos, rurais, domésticos e avulsos. O benefício também se estende a aposentados e pensionistas do INSS. Para trabalhadores que atuaram apenas parte do ano, o cálculo é proporcional ao período efetivamente trabalhado.

A base de cálculo considera o salário integral do mês de dezembro ou a média das remunerações variáveis, caso o colaborador receba comissões, horas extras habituais ou outros adicionais. Faltas injustificadas superiores a 15 dias em um mês podem impactar a contagem de meses trabalhados para fins de proporcionalidade.

Prazos oficiais para pagamento em 2025

A legislação estabelece dois momentos distintos para o pagamento do 13º salário, permitindo que a empresa organize o fluxo de caixa e o colaborador planeje melhor o uso do recurso.

Primeira parcela

A primeira parcela do 13º salário deve ser paga entre 1º de fevereiro e 30 de novembro de 2025. A maioria das empresas opta por realizar o pagamento no mês de novembro, mas a flexibilidade permite antecipação conforme negociação coletiva ou política interna.

Essa parcela corresponde a 50% do salário bruto do colaborador, sem descontos de INSS ou Imposto de Renda. O valor é calculado com base na remuneração vigente no mês do pagamento.

Segunda parcela

A segunda parcela deve ser paga obrigatoriamente até 20 de dezembro de 2025. Nessa etapa, a empresa desconta o INSS e o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) sobre o valor total do 13º salário. Se a primeira parcela foi paga em novembro, a segunda parcela será o restante (50%) menos os descontos legais.

Empresas que descumprem os prazos estão sujeitas a multas administrativas e podem enfrentar reclamações trabalhistas. O atraso no pagamento gera correção monetária e, em casos extremos, rescisão indireta do contrato por parte do colaborador.

Como calcular o 13º salário corretamente

O cálculo do 13º salário considera a proporcionalidade de meses trabalhados e a composição da remuneração. Cada mês trabalhado representa 1/12 avos do salário anual. Colaboradores que trabalharam 15 dias ou mais em um mês têm direito à contagem daquele mês.

Cálculo básico para ano completo

Para um colaborador que trabalhou o ano inteiro com salário fixo, o cálculo é direto:

Valor do 13º = Salário de dezembro

Exemplo: colaborador com salário de R$ 4.000,00 em dezembro receberá R$ 4.000,00 de 13º salário bruto (antes dos descontos).

Cálculo proporcional

Para colaboradores admitidos durante o ano ou que pediram demissão:

Valor do 13º = (Salário de dezembro ÷ 12) × Número de meses trabalhados

Exemplo: colaborador admitido em 1º de abril (9 meses trabalhados) com salário de R$ 3.500,00:

(3.500 ÷ 12) × 9 = R$ 2.625,00

Cálculo com remuneração variável

Quando o colaborador recebe comissões, horas extras habituais ou outros adicionais variáveis, o cálculo usa a média aritmética dos valores recebidos ao longo do ano.

Média de variáveis = Soma das variáveis de janeiro a novembro ÷ 11

Valor do 13º = Salário fixo + Média de variáveis

Essa média é recalculada em dezembro para o pagamento da segunda parcela, incluindo os valores de dezembro na base de cálculo.

Descontos aplicáveis

Na segunda parcela, incidem os seguintes descontos:

INSS: alíquotas progressivas de 7,5% a 14%, conforme faixa salarial (tabela 2025 do INSS).

IRRF: alíquotas progressivas de 0% a 27,5%, conforme faixa de tributação, com dedução de dependentes quando aplicável.

Pensão alimentícia: se houver determinação judicial, o desconto incide sobre o valor bruto do 13º.

Na primeira parcela, não há descontos, exceto pensão alimentícia se previsto em decisão judicial.

Situações especiais que afetam o 13º salário

Afastamento por doença ou acidente

Colaboradores afastados por auxílio-doença ou auxílio-acidente até 15 dias têm o período contado normalmente para o 13º. Afastamentos superiores a 15 dias são pagos pelo INSS, e a empresa deve considerar apenas os meses efetivamente trabalhados.

No caso de afastamento que se inicia em um mês e termina em outro, a contagem de dias define se o mês entra no cálculo proporcional.

Licença-maternidade e paternidade

Durante a licença-maternidade, o pagamento do salário é feito pelo INSS, mas o período é contado integralmente para fins de 13º salário. A empresa deve pagar o 13º proporcional ao tempo efetivamente trabalhado antes e depois da licença.

No caso de licença-paternidade (5 dias ou mais, conforme empresa cidadã), o período também é contado para o cálculo.

Demissão e rescisão de contrato

Em demissões sem justa causa, demissões por acordo ou pedidos de demissão, o colaborador tem direito ao 13º proporcional aos meses trabalhados no ano, pago na rescisão.

Em demissões por justa causa, o colaborador perde o direito ao 13º proporcional do ano corrente. Se a primeira parcela já foi paga, a empresa pode descontar o valor na rescisão ou negociar a devolução.

Aviso prévio indenizado

Quando o aviso prévio é indenizado, o período conta como tempo de serviço para fins de 13º salário. Se o aviso prévio projetado ultrapassa 15 dias do mês seguinte, esse mês adicional entra no cálculo proporcional.

Obrigações acessórias e encargos para a empresa

Além do pagamento direto ao colaborador, a empresa deve calcular e recolher os encargos sobre o 13º salário. Esses valores impactam diretamente o custo total da folha e precisam ser provisionados ao longo do ano.

FGTS sobre o 13º salário

O recolhimento do FGTS (8% sobre o valor bruto) deve ser feito até o dia 7 de janeiro de 2026, referente ao 13º salário pago em dezembro de 2025. O depósito é feito na conta vinculada do trabalhador na Caixa Econômica Federal.

INSS patronal

A contribuição previdenciária patronal (20% sobre o valor bruto, além de alíquotas adicionais conforme o regime tributário da empresa) deve ser recolhida na guia de dezembro, com vencimento em janeiro de 2026.

Informações no eSocial

O pagamento do 13º salário deve ser informado no eSocial por meio de eventos específicos (S-1210 para pagamento e S-1299 para fechamento). O envio correto garante a integração com a folha de pagamento e evita inconsistências na Receita Federal.

Planejamento financeiro para empresas

O impacto do 13º salário no fluxo de caixa exige planejamento antecipado. Empresas organizadas realizam provisão mensal de 1/12 da folha de pagamento para diluir o custo ao longo do ano.

Provisão mensal

Ao provisionar mensalmente o valor equivalente a 8,33% da folha de salários (1/12 avos), a empresa evita surpresas no final do ano e mantém a saúde financeira equilibrada. Essa prática também facilita a gestão de fluxo de caixa em meses de menor receita.

Antecipação como benefício

Algumas empresas optam por antecipar a primeira parcela para datas específicas, como aniversário da empresa ou Black Friday, como forma de engajamento e valorização dos colaboradores. Essa estratégia deve respeitar os prazos legais mínimos.

Negociação coletiva

Convenções e acordos coletivos podem estabelecer prazos diferenciados ou parcelas adicionais de 13º salário. É fundamental que o RH acompanhe as cláusulas da categoria e ajuste os processos internos conforme necessário.

Tabela de prazos e descontos

Erros comuns e como evitá-los

Muitas empresas cometem equívocos no cálculo ou nos prazos do 13º salário, gerando retrabalho, custos adicionais e desgaste com a equipe. Os erros mais frequentes incluem:

Não considerar horas extras habituais na base de cálculo: horas extras recorrentes integram a remuneração e devem ser incluídas na média para o 13º.

Desconto incorreto de INSS e IRRF na primeira parcela: a legislação é clara ao determinar que os descontos ocorrem apenas na segunda parcela.

Falta de atenção às faltas injustificadas: o controle de ponto precisa ser rigoroso para calcular corretamente os meses proporcionais.

Atraso no pagamento da segunda parcela: pagar após 20 de dezembro gera multa e pode resultar em reclamação trabalhista.

Ausência de provisão financeira: empresas que não provisionam mensalmente enfrentam aperto de caixa em novembro e dezembro.

A automação da folha de pagamento, aliada a sistemas integrados de gestão de RH, reduz significativamente a margem de erro e garante conformidade com a legislação.

Como a tecnologia facilita a gestão do 13º salário

Sistemas especializados em gestão de RH e folha de pagamento automatizam o cálculo do 13º, considerando todas as variáveis legais e específicas de cada colaborador. A integração com o eSocial, controle de ponto e gestão financeira permite que a empresa:

• Calcule automaticamente valores proporcionais e médias de variáveis

• Programe pagamentos respeitando os prazos legais

• Gere guias de recolhimento de encargos com precisão

• Envie informações ao eSocial sem erros ou retrabalho

• Acompanhe provisões mensais e impacto no fluxo de caixa

Empresas que investem em automação reduzem o tempo dedicado a processos manuais, minimizam riscos de passivos trabalhistas e liberam o time de RH para focar em estratégias de gestão de pessoas.

Conclusão

O 13º salário é um direito trabalhista essencial e uma obrigação que exige atenção a prazos, cálculos e encargos acessórios. Empresas que planejam adequadamente, provisionam recursos ao longo do ano e utilizam ferramentas de automação garantem conformidade legal, evitam surpresas financeiras e fortalecem a relação com seus colaboradores.

Ao dominar as regras de cálculo, os prazos de 2025 e as melhores práticas de gestão, sua empresa transforma o pagamento do 13º salário em um processo fluido, transparente e estratégico. Organize sua folha de pagamento com antecedência, revise os dados dos colaboradores e conte com tecnologia para simplificar o que deveria ser simples: valorizar quem faz sua empresa crescer.

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